Das papierlose Büro in der Kultur

Schon im April hatte der Social Media Chat Bonn über das papierlose Büro diskutiert. Seitdem schlummert in mir die Idee, dies zu einem Blogposting zu verarbeiten. Naja, schlummern – wohl eher: Ich hatte die Idee, habe sie aber bis jetzt noch nicht umgesetzt.

Es ging um Folgendes: Ist ein papierloses Büro sinnvoll, machbar und gut? Wie sieht es bei Privatleuten, Selbstständigen, Firmen und dem Kulturbereich mit dem papierlosen Büro aus? Das Fazit des Abends war, viele versuchen ein papierloses Büro zu erstellen, aber an vielen Punkten hakt es noch. Zum Teil wird sogar mehr Papier benötigt als zuvor und der Respekt vor dem Original (Rechnung, Unterschrift etc.) ist ungebrochen hoch. Angst vor juristischen Schwierigkeiten, Anzweifeln der Richtigkeit, aber auch ganz praktische Dinge, wie die Schwierigkeit lange Texte am Bildschirm zu lesen, bremsen die Revolution zum papierlosen Büro.

Die Papier-Stapel türmen sich in der Redaktion.

Papierloses Büro für mich?

Mir stellte sich sofort die Frage, wie mache ich das eigentlich? Will ich ein papierloses Büro? Spätestens jedes Jahr, wenn ich die Steuererklärung mache und mich durch einen Berg von Papier wühlen muss, wünsche ich mir die Einfachheit eines digitalen Dokumentes, das man per Knopfdruck nach dem richtigen Keyword durchsuchen kann. Auf der anderen Seite, verstehe ich aber auch die Papierverfechter. Vieles, was mir wichtig ist (Arbeitsverträge, Aufträge, Rechnungen) drucke ich aus und lege es ab. Ich weiß, das muss nicht sein, aber ich tue es trotzdem. Es hilft mir den Überblick zu behalten.

In meinem Beruf als Lektorin und Redakteurin drucke ich bereits sehr viel aus. Korrekturfahnen, Texte, Manuskripte. Alles was länger ist und korrigiert werden will, wird mindestens ein- oder sogar zweimal ausgedruckt und “analog” gelesen. Ich sehe die Fehler einfach besser auf dem Papier. Hier trifft wieder das Argument zu, dass langes Lesen am Bildschirm ermüdet. Obwohl ich sagen muss, das meine Augen – was das angeht – schon seit Jahren immer wieder gut trainiert werden. Gut, es ist nicht gerade gesund. Dass ich während meines Studiums kurzsichtig geworden bin, ist sicherlich eine Folge der Bildschirmarbeit. 😉 Vielleicht waren es aber auch die Stunden in der Bibliothek beim Lesen von Büchern bei schlechtem Licht. Man wundert sich doch, warum man in einer Bibliothek keine vernünftigen Lampen hat, erst recht, wenn es eine alte (historische) dunkel getäfelte Bibliothek ist.

Aber ich komme zu dem Papier zurück. Auf und neben meinem Schreibtisch türmen sich also öfter Papierberge. Das muss sein und das werde ich sicherlich nicht ändern. Aber die organisatorischen Dinge, Verwaltungsangelegenheiten: Hier überlege ich ernsthaft etwas zu ändern. Meine Bank schickt mir schließlich auch schon keine Kontoauszüge mehr, sondern die bekomme ich nur noch als digitale Datei zum Herunterladen. Vielleicht kann ich – abgesehen von Korrekturen – mein Büro auf papierlos umstellen. Das würde zukünftige Umzüge äußerst erleichtern – und zwar im wahrsten Sinne des Wortes.

Was ist mit dem Kulturbereich?

Im Kulturbereich ist natürlich ebenso das Ziel, irgendwann papierlos zu sein. Aber ich befürchte wir haben da noch einen sehr langen Weg vor uns. Bei uns im Büro wurde zwar immerhin schon auf Greenprinting umgestellt. D. h. nicht jedes Büro hat einen eigenen Drucker, sondern es gibt nur einen Drucker auf jeder Etage, der von mehreren Büros genutzt wird. Aber es wird immer noch gedruckt, als bräuchten wir das Papier und den Toner zum Atmen. Eine Rundmail an 5 Personen, die für eine wichtig war und den anderen 4 in CC geschickt wurde, finde ich sicherlich 3 x ausgedruckt auf unserem Drucker. Die 2 anderen haben mit Sicherheit auch gedruckt, nutzen aber den Drucker im Erdgeschoss. Von der Archivierung und Aufbewahrung dieser ganzen Druckerzeugnisse gar nicht zu reden. Denn es muss ja auch alles aufgehoben werden, falls mal jemand etwas sucht. Unsere Registratur verzweifelt regelmäßig, wenn wieder unbeschriftete und unsortierte Ordner auftauchen, voll gestopft mit Emails und Kram, den wahrscheinlich keinen wirklich mehr interessiert. Aber es ist einfach einfacher, auf Drucken zu klicken und es in einen Ordner zu heften, als sich über eine vernünftige Ablage im PC zu bemühen. Und ja auch Daten brauchen Platz, Speicherplatz.

Andererseits ist so ein Stück Papier einfach unglaublich praktisch. Es kann auch noch nach Jahrzehnten ohne Probleme gelesen werden, es sind keine speziellen Programme notwendig oder bestimmt Hardware. Und so ein abgeheftetes Stück Papier bleibt. Ein Dokument, das vor 30 Jahren vernünftig abgeheftet und beschriftet worden ist, kann heute wieder gefunden werden und bei Fragen weiterhelfen, sei es zu Bildrechten, sei es zu Restaurierungsunterlagen, sei es zu Kontaktinformationen. Das hörbare Aufatmen habe ich schon des Öfteren gehört, wenn ein altes Dokument erfolgreich im Archiv wieder gefunden wurde. 😉

Digitale Sammlungen

Neben den üblichen verwaltungstechnischen Dingen eines Büros, ist die Digitalität natürlich inzwischen auch in den Museen und ihren Sammlungen angekommen. Bzw. zumindest das Bewusstsein, dass es praktisch ist, eine digitale Sammlung zu haben. Durchsuchbarkeit, das Finden von Objekten, das Ablegen von Zusatzinformationen in Form von Datenbanken ist bereits in einer normalen Inventardatenbank zu finden. Jedes Objekt bekommt eine Inventarnummer und wird erfasst. Mit Größe, Zustand, Material, eventuell noch weiteren Informationen wie Fundort, Verkäufer, Finder, Restaurator etc. In der Datenbank kann man vieles erfassen. Das eine solche Datenbank den alten Zettelkatalog oder auch die handschriftliche geführten Inventarbücher abgelöst hat, da widerspricht keiner mehr der Nützlichkeit. Wo es noch Zweifel auszubügeln gilt, ist die Digitalisierung von Sammlungen. Alleine schon das Foto eines Objektes hilft in der Datenbank immens weiter. Sei es nun eine mittelalterliche Handschrift oder ein römischer Krug; die Informationen, die bereits über ein Bild übertragen werden, sind vielfältig. Und so lassen sich viele Dinge bereits am PC klären und das Objekt muss nicht erst umständlich aus dem Depot herausgeholt und transportiert werden – erst wenn es tatsächlich benötigt wird, z. B. für eine Ausstellung. Das ist für den Zustand eines Objektes einfach am besten: so wenig wie möglich bewegt zu werden.

Vieles kann erleichtert werden. Schnelle Recherchen – wie etwa, ob es sich tatsächlich um das gesuchte Stück handelt, oder doch nur ein Fragment eines Kruges ist oder gar ein ganz ähnliches Bild, aber nicht das gewünschte – sind durch eine gut gepflegte Datenbank mit digitalen Fotos mehr als hilfreich. Und genau da sind wir an dem Knackpunkt der ganzen Geschichte. Denn egal ob analoger Zettelkasten oder digitale Datenbank, beides muss sorgfältig gepflegt werden. Ein Tippfehler im Schlagwort oder ein falsch abgeheftetes Dokument und schon findet man es nie wieder – es sei denn aus Zufall.

Zurzeit gibt es ein paar Vorreiter, was das Digitalisieren angeht: Als Beispiel sei hier das vielgenannte Rijksmuseum in Amsterdam genannt, die ihre Sammlung zum sehr großen Teil digital im Internet zur Verfügung stellen. Dadurch haben sich dem Museum ganz neue Möglichkeiten eröffnet und auch neue Perspektiven ergeben. Auch deutsche Museen versuchen ihre Sammlungen digital durchsuchbar zu machen und so nicht nur im Museum ihrem Vermittlungscharakter zu entsprechen. Projekte wie das Archiv der Fotografen von der Deutschen Fotothek ist eine sich ständig erweiternde Datenbank zu deutschen Fotografen. Hier können ihre Werke gesucht werden, gleichzeitig wird immer auf den korrekten Urheber, Rechteinhaber etc. verwiesen, so dass alle Rechte gewahrt bleiben und man sofort einen Ansprechpartner (für Leihgaben und/oder Lizenzen) hat. Solche Projekte zeigen, dass es papierlos/digital funktionieren kann – und zwar erfolgreich.